Nieuwe ambtenarenorganisatie krijgt verder vorm

De kogel is door de kerk. Onlangs stemde de gemeenteraad unaniem in met de ontvlechting van de Werkorganisatie Duivenvoorde. Voorschoten krijgt weer een eigen ambtenarenorganisatie en de ambities zijn hoog. Burgemeester Aptroot en gemeentesecretaris Andreas de Graaf verwachten dat de organisatie op 31 maart 2021 een feit is. De Ondernemingsraad waarschuwt wel voor te veel optimisme.

Een nieuwe ambtenarenorganisatie die snel en adequaat reageert, met medewerkers die het DNA van Voorschoten kennen en korte lijntjes tussen inwoners, ondernemers, bestuur en ambtenaren als het gaat om projecten en vragen die in het dorp leven. Dat is de ambitie van de gemeente voor de nieuwe organisatie. 

‘Op hoofdlijnen weten we waar we naartoe willen’, zegt De Graaf. ‘Een dorpse organisatie. Dat betekent dat de circa 180 medewerkers die straks weer exclusief voor Voorschoten werken, het dorp kennen en de weg weten. Niet alleen naar de samenleving maar ook naar hun eigen collega’s. Doel is een organisatie die makkelijk toegankelijk is voor inwoners en ondernemers. 

Burgemeester Aptroot: ‘Het is belangrijk dat mensen elkaar kennen. ‘Boa’s bijvoorbeeld, moeten goed en intensief kunnen samenwerken met de wijkagenten. Dat is één van de redenen dat we een terugkeer van een herkenbare politiepost willen en een aanvraag doen voor twee extra wijkagenten. We gaan allemaal -inwoners, ondernemers en gemeente - intensiever samenwerken. Natuurlijk moet de gemeenteraad op een gegeven moment wel besluiten nemen en dan moeten we ons realiseren dat we nooit iedereen tevreden kunnen stellen.’ 

‘Bij het opbouwen van de nieuwe organisatie beginnen we natuurlijk niet helemaal vanaf het nulpunt. De afgelopen jaren hebben onze ambtenaren veel goed werk verzet. En als gemeenten hebben Wassenaar en Voorschoten veel van elkaar geleerd. Dat nemen we mee,’ zegt De Graaf.
Met de medewerkers is de afgelopen tijd regelmatig gesproken. Hun input is verwerkt in een eerste versie van het organisatieplan. De komende maanden wordt verder overlegd met de vakbonden, de ondernemingsraad, de interim-directeur en het dagelijks bestuur van de WODV over het sociaal plan. ‘Dat traject heeft tijd nodig, de wetgeving is sinds een jaar anders bij het stoppen van een gemeenschappelijke regeling’, legt gemeentesecretaris De Graaf uit. ‘Nu de medewerkers onderdeel gaan worden van een nieuwe organisatie, moet dat ook juridisch goed worden vastgelegd.’

‘Ik heb het afgelopen jaar overigens nog meer respect voor onze ambtenaren gekregen’, vervolgt De Graaf. ‘In de coronatijd hebben ze werkelijk 125% gegeven en ze doen dat nog steeds, complimenten. Er vallen geen gedwongen ontslagen. Sterker nog, waarschijnlijk hebben we juist mensen nodig, gezien het aantal vacatures dat nu openstaat. Zodra de nieuwe organisatie staat, wordt, als dat nodig is, een wervingsactie gestart.
Een uitdaging is dat de kosten voor de ambtenarenorganisatie, hetzelfde moeten blijven: € 16,1 miljoen. Voor de volledige ontvlechting is € 1,9 miljoen beschikbaar gesteld (in Wassenaar ligt er een voorstel van € 2,6 miljoen). Daar komen de kosten voor het gemeentehuis nog bij. Het gebouw moet flink opgeknapt en verduurzaamd worden.’

De Ondernemingsraad en Lokaal Overleg wijst er in hun reactie op dat de werkorganisatie Duivenvoorde de gestelde doelen, efficiënter en goedkoper, in 2015 al had gehaald. Maar toen kwamen de extra taken vanuit de rijksoverheid erbij zoals de jeugdzorg. Het aantal ambtenaren is echter niet uitgebreid. Doordat voor veel taken mensen moesten worden ingehuurd, stegen de personeelskosten. Alhoewel beide positief staan tegenover alle plannen waarschuwen zij wel voor te veel optimisme. Dezelfde dienstverlening, ambities en taken tegen hetzelfde financiële plaatje is volgens hen niet haalbaar en gaat zeker leiden tot teleurstelling. 

De Graaf: ‘De werkgever en de gemeenteraad nemen de signalen van de Ondernemingsraad serieus. In goed overleg houden we vinger aan de pols, sturen bij op capaciteit en ambities om zo de inzet van onze medewerkers en het realiseren van bestuurlijke ambities in balans te houden. In de nieuwe organisatie worden ambtenaren breder opgeleid zodat we collega’s flexibel kunnen inzetten, bijvoorbeeld bij vakantie of als er iemand ziek is. Bovendien willen we de kosten van inhuur beperken. Dat kan niet altijd natuurlijk, specialistische taken kun je soms beter voor een paar weken inhuren. Wellicht dat projecten als onder andere ICT, nog wel met Wassenaar samen worden uitgevoerd. Maar verder proberen we alles binnen de organisatie op te lossen. Soms iets meer capaciteit, soms iets minder ambities. Die afweging blijven we maken om effectief te zijn en blijven.’
‘Op politiek gebied moeten we scherper zijn op de onderwerpen die we aan de raad voorleggen. Welk besluit moet er worden genomen, wat is onze ambitie en waar willen we naartoe?’, voegt de burgemeester eraan toe. Ten slotte moet de communicatie met inwoners verder verbeteren. ‘Onze prioriteit is de dienstverlening. Inwoners en ondernemers moeten direct geholpen worden. Een brief- of emailschrijver moet binnen vijf dagen een antwoord kunnen krijgen, is de ambitie (uitgezonderd complexe aanvragen, daarvoor bestaan wettelijke termijnen). Ook telefoontjes willen we snel beantwoorden. We zien graag dat inwoners en ondernemers betrokken blijven. Daarom moeten we voor goede communicatie en goed contact zorgen. Dat is dienstverlening.’