Reorganisatie ambtenarenorganisatie duurt wat langer

De reorganisatie van de gezamenlijke ambtenarenorganisatie duurt langer dan gedacht. De streefdatum van 31 maart wordt niet gehaald. ‘Het wordt nu 1 juni’, legde burgemeester Aptroot tijdens een persconferentie uit. 

De voorbereidingen voor de ontvlechting van de organisatie vragen meer tijd dan gedacht. Zo moet de ondernemingsraad nog een advies geven. Aptroot verwacht dat dit binnenkort gebeurt. 

Voorschoten en Wassenaar verdelen de, in totaal 350, ambtenaren naar rato van het inwonertal. Wassenaar krijgt iets meer dan Voorschoten. Verder blijven de beide gemeenten een aantal taken gezamenlijk uitvoeren. Zo neemt Wassenaar de ICT en Post & Archief voor haar rekening en zal Voorschoten de maatschappelijke ondersteuning voor beide gemeenten uitvoeren.

Aptroot verwacht dat er zo’n 170 ambtenaren in het gemeentehuis van Voorschoten huisvesting krijgen. Daar is ruimte voor, zo is er uitgerekend, maar het gebouw is oud en moet nodig opgeknapt worden. ‘Daar zijn we op dit moment nog niet mee bezig’, aldus de burgemeester. ‘Eerst de reorganisatie afwachten. Daarna moeten er plannen worden gemaakt voor de verbouwing.’

In de krant van 26 februari schreef burgemeester Aptroot een column over de plannen voor de nieuwe organisatie:

Voorschoten krijgt weer een eigen organisatie. Met een eigen organisatie willen we meer grip krijgen op de eigen gemeentelijke ambities en willen we meer tegemoet komen aan de wensen van inwoners en ondernemers. Wij hebben intussen veel geleerd. Bij sommige taken is schaalgrootte noodzakelijk, je kan ze niet goed of tegen redelijke kosten alleen doen als kleine gemeente. Dan werken wij samen met andere gemeenten en kozen voor de Leidse regio of soms een groter schaalniveau in de regio Holland Rijnland. 

We gaan het ambtelijk apparaat zo inrichten dat de kwetsbaarheid van de relatief kleine organisatie, destijds argument voor de fusie, zo gering mogelijk is. Door slimme combinaties van taken kunnen ambtenaren hun huidige (unieke) werk blijven uitvoeren met soms nieuwe taken hieraan toegevoegd. Zo houden we de afwisseling groot, maar zorgen we ook dat medewerkers elkaar kunnen vervangen. En wij bouwen een nieuwe platte organisatie. De gemeentesecretaris (tevens de algemeen directeur) met tussen hem en de medewerkers één laag leidinggevenden in plaats van nu twee. 

Onze organisatie straks: de gemeentesecretaris/directeur met tien teamleiders die ieder ongeveer 20 medewerkers aansturen. Eenvoudig, duidelijk, goed bestuurbaar, makkelijk onderling communiceren en afstemmen. Daarmee kunnen wij onze inwoners, bedrijven en verenigingen straks beter van dienst zijn. En daar gaat het om.

Wij doen er alles aan om tijdens deze grote veranderingen onze dienstverlening goed te laten doorlopen. Ik ben ervan overtuigd dat dit meestal zal lukken, maar niet altijd. Soms zal het even haperen. Sommige medewerkers moeten (deels) ander werk gaan doen, anderen gaan naar Wassenaar of elders en raken wij kwijt. Nieuwe medewerkers moeten worden aangetrokken. Wij willen daarbij veel minder (dure) inhuur en wisselingen, juist meer medewerkers in vaste dienst. 

Wij kiezen er voor de komende tijd voor om goed op te letten dat de voor u belangrijkste zaken met voorrang worden afgehandeld, andere zaken komen dan even op de tweede plaats. Het zal soms langer duren. Wij proberen er voor te zorgen dat u zo min mogelijk last hebt van onze “verbouwing”. Maar verbouwen, terwijl de winkel open blijft, gaat onherroepelijk voor overlast zorgen. Ik vraag uw begrip. 

Het belangrijkste is het resultaat na de verbouwing; weer een complete gemeente Voorschoten, betrekkelijk klein maar heel fijn. Helemaal gericht op de Voorschotenaren en ons dorp. Daar doen wij het voor.

Burgemeester Aptroot