Nieuw artikel
AlgemeenVoorschoten - Burgerparticipatie is een vaak terugkerend onderwerp op de agenda van de Voorschotense Gemeenteraad. De uitslag van het Bestuurskrachtonderzoek noemde de relatie tussen het College van B&W en de inwoners van Voorschoten voor wat betreft de informatie voorziening en inspraak als een belangrijk verbeterpunt.
Burgemeester Bouvy heeft burgerparticipatie hoog in het vaandel, zij beschouwt het intensiveren van burgerparticipatie als één van de "grote uitdagingen waar Voorschoten voor staat". Ze vindt dan ook, dat de participatienota van de raad een stuk verder en praktischer moet worden uitgewerkt. Daarom nodigde ze Stan Dessens, Wim ter Keurs en Caroline Plomp dit voorjaar ook uit voor een gesprek over de manier waarop burgerparticipatieprocessen vaak verlopen in de gemeente en hoe ze zouden moeten verlopen.
Stan Dessens, Wim ter Keurs en Caroline Plomp hebben zich in de afgelopen periode er in verdiept hoe en op welke punten de burgerparticipatie in Voorschoten vorm moet krijgen. Zij stelden een rapport met aanbevelingen samen en benaderden maatschappelijke organisaties en vrijwilligers in Voorschoten om steun voor de door hen geformuleerde burgerparticipatie-spelregels. Vrijwel alle organisaties en vrijwilligers die gereageerd hebben steunen hun initiatief en voorstellen.
Deze steunbetuigingen werden donderdag 1 februari overhandigd aan burgemeester Bouvy-Koene. De burgemeester bedankte de werkgroep voor hun inzet en stelde het verbeteren van de burgerparticipatie belangrijk te vinden, 'het verbeteren van het contact tussen de gemeente en onze inwoners staat hoog op de prioriteitenlijst', aldus de burgemeester
19 oktober 2017: Bericht aan maatschappelijke organisaties en vrijwilligers in Voorschoten.
Begin februari van dit jaar deden wij een oproep aan het gemeentebestuur van Voorschoten om met ons in gesprek te gaan over de vraag hoe de burgerparticipatie in onze gemeente verbeterd kan worden en we deden een oproep aan andere organisaties in de gemeente om zich hierbij aan te sluiten.
De aanleiding voor deze dubbele oproep (die ook in de pers verscheen) werd gevormd door het Bestuurskrachtonderzoek Voorschoten van december vorig jaar en de zogenaamde 'werkateliers' met plaatselijke organisaties en ondernemers die daarvoor gehouden werden.
In die werkateliers en ook in het rapport van het bestuurskrachtonderzoek vielen stevige woorden over de manier waarop de gemeente Voorschoten met burgerparticipatie omgaat. Dat heeft volgens het bureau dat het bestuurskrachtonderzoek uitvoerde (BMC Advies B.V.) "onvoldoende geleid tot structurele verbetering" en burgerparticipatie wordt volgens het bureau "weinig planmatig aangestuurd door bijvoorbeeld leidinggevenden" in de organisatie. Er leek nauwelijks iets verbeterd ten opzichte van het vorige bestuurskrachtonderzoek.
Onze oproep aan de gemeente leidde ertoe, dat wij begin april door burgemeester Bouvy werden uitgenodigd voor een gesprek dat op 8 mei jl. plaatsvond. Uitgangspunt voor het gesprek werd gevormd door een opmerking van de burgemeester in haar brief van 31 maart aan de gemeenteraad en de Commissaris van de Koning ("Waarnemingen na een half jaar burgemeesterschap van Voorschoten"). Die opmerking luidde, dat "het intensiveren van burgerparticipatie" behoort tot de "grote uitdagingen waar Voorschoten voor staat".
In haar antwoord op onze reactie op haar brief aan de raad schreef de burgemeester, dat ze de participatienota die door de raad is opgesteld niet ver genoeg vond gaan en dat die nota met name " nog onvoldoende de te maken procesafspraken (beschrijft)" en ook niet de "verschillende manieren waarop invulling gegeven kan worden aan participatieprocessen". Uit onze contacten met de burgemeester is ons gebleken dat burgerparticipatie bij haar werkelijk "hoog in het vaandel" staat.
Daarom hebben we ter voorbereiding op het gesprek met de burgemeester (de hierbij gevoegde) notitie geschreven waarin we een aantal eenduidige en toetsbare procesafspraken hebben geprobeerd te formuleren die het contact tussen de gemeente en haar burgers zouden kunnen vergemakkelijken. Daarbij hebben we geprobeerd over onze eigen schaduw heen te springen, de casuïstiek van alledag (en alle problemen in de relatie tussen de gemeente en haar burgers) even terzijde te laten en de geformuleerde procesafspraken een algemeen toepasbaar karakter te geven. Dit om van onze kant een positieve bijdrage te leveren aan een verbetering van de relatie tussen de gemeente en haar inwoners.
Op 4 juli jl. informeerde de burgemeester de gemeenteraad over haar gesprekken met ons. In die brief kondigde ze aan dat wij zullen worden betrokken bij de uitwerking van de door de raad vastgestelde nota "Burgers betrekken". Ook door aansluiting te zoeken bij de initiatieven die in de Werkorganisatie Duivenvoorde worden ontplooid hoopt de burgemeester, "dat het betrekken van burgers door het bestuur en ambtelijke organisatie steeds meer een vanzelfsprekendheid wordt".
Eind augustus boden we onze notitie aan de gemeenteraad aan. In de mail waarmee we onze notitie aanboden noemden we alleen de belangrijkste regels die de gemeente zou kunnen hanteren bij de start van een burgerparticipatieproces. Die regels hebben een tamelijk vanzelfsprekend karakter en moeten ons inziens daarom gemakkelijk ingevoerd kunnen worden.
Het is bijvoorbeeld belangrijk ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden bij een bepaalde kwestie - of hun vertegenwoordigers - aan tafel zitten. Geef vooraf duidelijk aan welke doelen en problemen de gemeente ziet en welke beleidsruimte voor oplossingen. Bied aan de burgerdeelnemers expliciet ruimte om op de zienswijze van de gemeente te reageren en met eigen doelen, problemen en mogelijke oplossingen te komen. Stel een agenda voor het proces op en geef daarin duidelijk de doelen van het proces aan. Wees transparant: bied alle deelnemers aan het proces toegang tot de nodige informatie over het betreffende onderwerp. Zorg ervoor, dat zowel de politiek als de ambtelijk verantwoordelijken aan tafel zitten en bij voorkeur ook iedere keer dezelfde personen. Zorg ook telkens voor (compacte) verslaggeving.
De bedoeling van de door ons geformuleerde procesafspraken is aan het optreden van de gemeente in participatieprocessen een voldoende mate van voorspelbaarheid mee te geven. Daardoor kan bij de deelnemers vertrouwen in het proces ontstaan, speciaal in situaties waarin dat vertrouwen bij de deelnemers nog gewonnen moet worden. De door ons geformuleerde regels moeten natuurlijk niet te star geïnterpreteerd worden. Voorkomen moet worden, dat het nakomen van de afspraken een verplicht ritueel en 'een afvinklijstje' wordt en dat het daarbij blijft. In situaties waarin het vertrouwen tussen burgers en gemeente al bestaat moet er in goed overleg met betrokkenen dan ook van de regels afgeweken kunnen worden.
Op dit ogenblik praten we met verschillende fracties in de gemeenteraad van Voorschoten over onze voorstellen en ook met het onderzoeks- en adviesbureau Partners+Pröpper, dat in opdracht van de Rekenkamercommissie van de gemeenten Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg onderzoek doet naar burgerinitiatieven in de vier gemeenten.
Al met al vond onze oproep aan het gemeentebestuur van Voorschoten om met ons in gesprek te gaan over burgerparticipatie en onze oproep aan andere organisaties in de gemeente om zich hierbij aan te sluiten wel gehoor in de zin van instemming en aanmoediging van verschillende kanten. Maar het werd toch vooral aan ons overgelaten om de kar van Burgerparticipatie nieuwe stijl in beweging te krijgen. Nu die kar wel degelijk in beweging is, vragen we nu nadrukkelijk om ondersteuning vanuit de verschillende organisaties.
Wat vragen wij van u?
Wij zouden het plezierig vinden als u ons - zo mogelijk vóór eind oktober - in een mailtje zou laten weten, dat u kennis heeft genomen van onze voorstellen en dat u die voorstellen in algemene zin steunt. Meer hoeft er niet in het bericht te staan. Desgewenst kunt u ook de raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorschoten (ter attentie van de griffie@voorschoten.nl en het bestuurssecretariaat@voorschoten.nl) een mailtje (of een CC van uw mailtje aan ons) sturen met dezelfde boodschap. Anders bundelen wij met uw goedvinden alle ontvangen reacties voor de gemeente.
In de hoop dat u ons verzoek om steun aan onze voorstellen zult inwilligen, vanzelfsprekend graag bereid tot nadere toelichting en met vriendelijke groet, Caroline Plomp (albersplomp@ziggo.nl), Stan Dessens (standessens@gmail.com) en Wim ter Keurs (voorzitter@behoudrijnland.nl).
1 mei 2017: Procesafspraken voor participatieprocessen; een aanzet
Door: Stan Dessens, Wim ter Keurs en Caroline Plomp
Bij de gemeentelijke besluitvorming gaat het om het vaststellen van de gewenste eindsituatie, het beschrijven en analyseren van problemen (de ervaren discrepantie tussen de gewenste en de bestaande situatie) die maatregelen nodig maken en het beschrijven en analyseren van problemen die het nemen van maatregelen eventueel bemoeilijken, het bepalen van de mogelijke alternatieven en het uiteindelijk kiezen van de meest doelmatige oplossing. De vraag is waar de gemeente (vertegenwoordigers van) burgers het meest effectief bij kan betrekken en/of waar de (vertegenwoordigers van) burgers bij betrokken willen worden.
Het lijkt vooral zinvol burgers al in een zo vroeg mogelijk stadium te betrekken bij onderwerpen die vaak conflicten met de burgers opleveren. Dat wil zeggen: al in het stadium waarin de doelen bepaald worden en de problemen beschreven en geanalyseerd worden die eventueel tot de nodige maatregelen zouden moeten leiden. Dat is ook in overeenstemming met waar de gemeenteraad op 2 april 2015 toe besloot bij de wijziging van de Inspraakverordening (door onder meer als uitgangspunt te nemen, dat "bij toepassing van samenspraak voorop staat dat zoveel mogelijk aan de voorkant van het proces wordt begonnen").
Burgers kunnen in een adviserende en ook in een meebeslissende rol bij de besluitvorming betrokken worden. Eenieder moet de gemeente kunnen adviseren. Degenen die geacht kunnen worden een aanwijsbare groep burgers gelegitimeerd te vertegenwoordigen en aan hen ook verantwoording afleggen, moeten binnen door de gemeente gestelde randvoorwaarden kunnen meebeslissen (zie het tweede niveau op de participatieladder in de bijlage bij hierboven bedoeld raadsbesluit).
Van degenen die binnen door de gemeente gestelde randvoorwaarden moeten kunnen meebeslissen hoeft ons inziens niet per se geëist te worden, dat ze op de meest formele wijze (als bestuur van een vereniging in een algemene ledenvergadering bijvoorbeeld) verantwoording aan de leden afleggen. Ze moeten wel bekend en aanspreekbaar zijn voor hun achterban. Maar ze kunnen hun achterban ook laten zien wat ze doen middels nieuwsbrieven, e-mailberichten aan de buurt, persberichten en flyers of met een wijkkrant en buurtavonden of een website en ze kunnen de opvattingen van hun achterban peilen door bijvoorbeeld buurtenquêtes te houden of op een andere manier meningen te verzamelen.
De gemeenteraad besloot bij de wijziging van de Inspraakverordening in 2015 ook als uitgangspunt te nemen, dat "de onderwerpen ten behoeve van een goede samenspraak tijdig op de termijnagenda staan" en aan de hand van die agenda te bepalen "welke onderwerpen zich lenen voor samenspraak en in welke vorm".
Vooral (maar niet alleen) bij onderwerpen die vaak conflicten met de burgers opleveren lijkt het ons van groot belang na te gaan hoe ook burgers zulke onderwerpen (in een adviserende en in een meebeslissende rol) op de termijnagenda kunnen zetten. Alleen dan ontstaat er een degelijke en vertrouwenwekkende basis voor samenspraak. Er wordt thans echter nog steeds helemaal geen termijnagenda gehanteerd.
De in de bijlage bij het raadsbesluit van 2015 genoemde niveaus van de participatieladder zijn overigens nog weinig operationeel. Zo hangt het eerste niveau van de participatieladder ("Zelf organiseren") bijvoorbeeld veel te veel in de lucht ("De burger organiseert en voert zelf projecten uit. De gemeente ondersteunt en faciliteert. Hier is sprake van terugtreden van de gemeente ten gunste van het eigen initiatief en de eigen deskundigheid van burgers. Dit past in hedendaagse opvattingen over zelfredzaamheid van burgers"). De vraag is om wat voor soort projecten het daarbij gaat, waarom de gemeente die projecten ondersteunt en faciliteert, wie de doelen en de problemen bepaalt en wie welke randvoorwaarden aan de uitvoering van de projecten stelt.
Wij gaan ervan uit, dat het veelal zal gaan om onderwerpen van min of meer beperkte omvang, die vooral een bepaalde groep burgers raken. Daar kunnen belangenorganisaties (besturen van verenigingen en stichtingen, maar ook andere organisaties) eventueel ook een meebeslissende rol bij spelen. Dat is niet het geval bij onderwerpen die de hele gemeente raken, zoals het vaststellen van een financieel herstelplan of de keuze voor een bepaalde vorm van
bestuurlijke samenwerking. Daar moet wel iedereen over kunnen meepraten en over kunnen adviseren en de (thans actuele) vraag is hoe dat het beste georganiseerd kan worden.
Kortom: wij gaan bij de procesafspraken die we hieronder geformuleerd hebben dus primair uit van onderwerpen van min of meer beperkte omvang, die vooral een bepaalde groep burgers/belanghebbenden raken, en die door toedoen van de gemeente en/of burgers op de termijnagenda zijn terechtgekomen.
Terecht schreef waarnemend burgemeester Pauline Bouvy ons onlangs, dat de door de raad opgestelde participatienota niet ver genoeg gaat en "nog onvoldoende de te maken procesafspraken (beschrijft) en verschillende manieren waarop invulling gegeven kan worden aan participatieprocessen" (vetgedrukte van ons).
Het lijkt ons van groot belang, dat die procesafspraken een volstrekt eenduidig en toetsbaar karakter krijgen en telkens door alle procesdeelnemers onderschreven worden en ook stelselmatig nagekomen worden. In feite gaat het daarbij om elementaire omgangsvormen of spelregels tussen partijen, die alles bij elkaar het karakter van een protocol zouden moeten kunnen krijgen. Tot nu toe ontbreekt het in de contacten tussen de gemeente (college en ambtelijk apparaat) en burgers veelal aan dit soort procesafspraken. Hieronder daarom een aanzet tot een aantal toetsbare procesafspraken.
Wij stellen ons voor, dat het proces in geval van besprekingen met burgers begint met het uitnodigen van alle mogelijke belanghebbenden door de gemeente. Stel de genodigden in staat nog andere belanghebbenden als deelnemers aan het proces voor te stellen. Dat is van groot belang om in de loop van het proces afwenteling op degenen die niet aan het proces deelnemen zoveel mogelijk te voorkomen.
Door de gemeente na te komen procesafspraken bij het begin van het proces:
1. Betrek burgers al in een zo vroeg mogelijk stadium bij onderwerpen die zich voor samenspraak lenen. Dat wil zeggen: al in het stadium waarin de doelen bepaald worden en de problemen beschreven en geanalyseerd worden die eventueel tot de nodige maatregelen zouden moeten leiden. Dat is ook in overeenstemming met waar de gemeenteraad op 2 april 2015 toe besloot bij de wijziging van de Inspraakverordening (door onder meer als uitgangspunt te nemen, dat "bij toepassing van samenspraak voorop staat dat zoveel mogelijk aan de voorkant van het proces wordt begonnen").
2. Zorg er - ook conform de Verordening tot wijziging van de Inspraakverordening van 2 april 2015 - voor, dat "de onderwerpen ten behoeve van een goede samenspraak tijdig op de termijnagenda staan" en bepaal aan de hand van die agenda "welke onderwerpen zich lenen voor samenspraak en in welke vorm".
3. Stel - om een degelijke en vertrouwenwekkende basis voor samenspraak te creëren - bij voorkeur ook burgers in staat onderwerpen die zich voor samenspraak lenen op de termijnagenda te zetten.
4. Bepaal met behulp van de participatieladder van geval tot geval welke rol de gemeente op de verschillende niveaus/treden van de participatieladder op zich zal nemen (zie de Verordening tot wijziging van de Inspraakverordening van 2 april 2015).
Door de gemeente na te komen procesafspraken in geval van besprekingen met burgers:
5. Bied genodigden de keuze uit een beperkt aantal data voor een eerste bespreking.
6. Stel de genodigden in staat nog andere belanghebbenden als deelnemers aan het proces voor te stellen.
7. Stel vooraf een agenda voor het gesprek op.
8. Stel een duidelijk doel voor het proces vast.
9. Stuur bij de uitnodiging een notitie mee waarin zo nauwkeurig mogelijk staat welke doelen en problemen en welke financiële en andere beleidsmatige ruimte voor oplossingen de gemeente in casu ziet en informeer de aanwezigen daar ook nog eens over tijdens de eerste bijeenkomst.
10. Bied expliciet ruimte aan de burgerdeelnemers om te reageren op de zienswijze van de gemeente en met eigen doelen, problemen en mogelijke oplossingen te komen.
11. Houd geen informatie achter. Bied alle deelnemers aan het proces toegang tot de nodige informatie over het betreffende onderwerp. Transparantie dient het uitgangspunt te zijn; informeer alle partijen als er ontwikkelingen
plaatsvinden die van belang zijn voor het onderwerp. Als niet alle informatie gegeven kan worden, moet dat beargumenteerd op tafel worden gelegd.
12. Zorg ervoor, dat zowel de politiek als de ambtelijk verantwoordelijken aan tafel zitten en bij voorkeur ook iedere keer dezelfde personen.
Procesafspraken ten behoeve van vervolggesprekken in het proces:
13. Stuur van ieder gesprek binnen tien dagen compacte (en geen uitvoerige en tijdrovende) notulen rond met een eenduidige weergave van de genomen besluiten en gemaakte afspraken, met een actiepuntenlijst waarin staat wie op welke termijn welke acties uitvoert. De notulen worden (in een volgend gesprek of schriftelijk) door de deelnemers aan het proces gezamenlijk vastgesteld.
14. De notulen vormen de leidraad voor de voortgang van het proces en voor het opstellen van de agenda voor de vervolggesprekken. Begin ieder volgend gesprek daarom met het langs lopen van de afspraken en acties.
15. Sta aan het eind van ieder gesprek stil bij de (eventuele) publiciteit. Uitgangspunt moet zijn, dat over de gesprekken openbaarheid moet bestaan en dat daarvan alleen tijdelijk en met goede redenen afgezien kan worden.
16. Uitkomsten van het proces (zowel overeenstemming als geen overeenstemming) worden gezamenlijk of met elkaar afgestemd naar buiten gebracht.
17. De gemeente moet beargumenteerd en controleerbaar aangeven als ze geen verdere stappen naar overeenstemming meer mogelijk acht.
Procesafspraken aan het eind van het proces en daarna:
18. Evalueer in één van de laatste gesprekken met alle deelnemers of het proces als geheel aan zijn doelen heeft beantwoord. Vraag alle deelnemers aan het proces hun opvattingen daarover te geven en bij voorkeur ook op te schrijven. Neem alle inbreng van de deelnemers in een evaluatieverslag op en laat dat verslag door de deelnemers aan het proces gezamenlijk vaststellen.
19. Informeer de deelnemers aan het proces (en degenen die zij vertegenwoordigen) na afloop daarvan stelselmatig over de realisering van de uitkomsten van het proces.
De hierboven opgesomde mogelijke procesafspraken (elementaire omgangsvormen) lijken nogal triviaal. Er is dus ook alle reden ze in het contact tussen gemeente en burgers voortaan ook stelselmatig te gaan hanteren.
Deze procesafspraken mogen hoe dan ook geen vrijblijvend karakter krijgen. Terecht stelt de Werkgroep Burger Betrekken in hoofdstuk 7 (Borging) van haar voorstel "Burgers betrekken in Voorschoten" dan ook voor een - door de griffie ondersteunde - kleine borgingswerkgroep (de burgemeester en twee raadsleden) samen te stellen "die eens per kwartaal evalueert hoe het gaat en waar nodig aanbevelingen kan doen voor bijsturing", waarbij "ook de verbinding met de organisatie moeten worden gelegd".
Daarnaast stelt de Werkgroep Burger Betrekken in hetzelfde hoofdstuk voor om "voor het gemeentebestuur en ambtelijke organisatie een checklist op te stellen die gehanteerd kan worden zodat steeds wordt stilgestaan bij de mogelijkheden om burgers te betrekken, samen met de raad". Wij hopen met de hierboven geformuleerde procesafspraken een aanzet tot een dergelijke checklist te hebben gegeven.
Gebruikte bronnen:
· De verordening tot wijziging van de inspraakverordening. Registratienummer 43002. Gepubliceerd in het gemeenteblad van 1 mei 2015.
· Adviesnota 'Burgers betrekken in Voorschoten' registratienummer 5060, 5-6-2016 (2).
· Voorstel 'Burgers betrekken in Voorschoten' 6-2016.
· Operatie Wervelwind. Visie op succesvolle burgerparticipatie. Aanbevelingen van de projectgroep burgerparticipatie.
· Vragenboom burgerparticipatie.
· Notitie "De relatie burgers - overheden: nu echt aan herijken toe!" van Tjeerd Bandringa en Rob van Engelenburg van 31 augustus 2016.
· Schriftelijke reactie op oproep in de krant, door Jos van Hoek, 24-2-2017.
· Spelregels voor burgerparticipatie, Nationale Ombudsman 2009.
